Mediafels¿Cuántos leads hacen falta para firmar una exclusiva? Los números del embudo
De 100 leads salen entre 3 y 6 exclusivas. Estos son los cinco escalones del embudo inmobiliario, con las conversiones reales de cada uno.
«Necesito más leads» es la frase que más repiten las inmobiliarias. Casi nunca es el problema real. El problema es que nadie ha hecho la cuenta de cuántos leads hacen falta para firmar una exclusiva, y sin esa cuenta es imposible saber si te faltan leads o te sobra tiempo de respuesta.
1. Los cinco escalones del embudo
Un embudo de captación inmobiliaria tiene siempre los mismos cinco escalones, se llame como se llame en tu CRM:
- Lead: alguien deja su teléfono pidiendo una valoración o información.
- Contacto: consigues hablar con esa persona. No es lo mismo que tener el número.
- Cita: acepta que vayas a ver la vivienda o que le hagas una valoración formal.
- Valoración entregada: le has puesto un precio y le has explicado el mercado de su calle.
- Exclusiva firmada: el encargo es tuyo.
La gracia de separarlos es que cada uno se arregla de una forma distinta. Si mezclas todo en «leads que no valen», te quedas sin saber qué tocar.
2. El embudo completo, con números
Estas son las conversiones que vemos en campañas de captación de propietarios funcionando de forma estable. No son un objetivo, son un espejo: sirven para saber en qué escalón estás perdiendo.
| Escalón | De 100 leads | Conversión | Señal de alarma |
|---|---|---|---|
| Leads | 100 | – | – |
| Contactados | 30-45 | 30-45 % | Por debajo de 25 %: tardas demasiado en llamar |
| Citas conseguidas | 12-18 | 35-45 % de los contactados | Por debajo de 25 %: el guion de llamada falla |
| Valoraciones entregadas | 8-12 | 65-75 % de las citas | Muchas citas caídas: no confirmas antes |
| Exclusivas firmadas | 3-6 | 40-50 % de las valoraciones | Por debajo de 30 %: el cierre o el precio |
De 100 leads salen entre 3 y 6 exclusivas. Es decir, entre 18 y 30 leads por exclusiva firmada.
Si te parece poco, haz la cuenta al revés: con unos honorarios medios de 6.000 € y un coste por lead de 12 €, esas 30 tentativas te han costado 360 €. Es la mejor compra del mes.
3. Dónde se cae cada uno (y por qué)
Del lead al contacto: el escalón que más dinero quema
Es el peor de todos y el más fácil de arreglar. Un lead de captación llega en caliente porque acaba de rellenar un formulario. A los diez minutos ya está haciendo otra cosa. A las dos horas ni se acuerda. Al día siguiente, si le llamas de un número desconocido, no lo coge.
Aquí no hay estrategia que valga: es velocidad. Contestar en el primer minuto multiplica el porcentaje de contacto varias veces respecto a contestar en una hora. Es el motivo por el que montamos respuesta automática en todos los proyectos: no para sustituir al comercial, sino para que el lead siga caliente cuando el comercial pueda llamar.
Del contacto a la cita: el guion
Aquí el problema suele ser que se llama a vender. La persona pidió saber cuánto vale su casa, no contratar una inmobiliaria. Si la primera llamada intenta cerrar un encargo, se cierra la puerta.
La llamada que funciona hace tres cosas: confirma los datos de la vivienda, da un rango orientativo por teléfono y propone la visita como el paso necesario para afinar ese rango. Vender viene después.
De la cita a la valoración: las citas que se caen
Entre un 25 y un 35 % de las citas se caen si no se confirman. Un recordatorio automático el día antes y otro dos horas antes recupera la mayor parte de ese hueco. Es una de esas mejoras aburridas que valen más que una campaña nueva.
De la valoración a la firma: el precio y la competencia
Aquí ya no es marketing. Es argumentario, es competencia (casi siempre hay otras dos inmobiliarias valorando lo mismo) y es lo rápido que entregas el informe. En cómo conseguir más exclusivas desarrollamos esta parte con detalle.
4. Cuánto vale cada escalón
Este es el cálculo que casi nadie hace y que cambia las decisiones. Si un lead cuesta 12 € y hacen falta 25 para una exclusiva, entonces:
| Concepto | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Coste por lead | Dato de la campaña | 12 € |
| Coste por contacto | 12 € / 35 % | 34 € |
| Coste por cita | 34 € / 40 % | 85 € |
| Coste por valoración | 85 € / 70 % | 121 € |
| Coste por exclusiva | 121 € / 45 % | 270 € |
Con honorarios medios de 6.000 €, cada euro invertido devuelve más de veinte. Y ahora la parte interesante: subir un solo escalón un 10 % vale más que bajar el coste por lead un 10 %, porque el efecto se multiplica por todos los escalones que vienen detrás.
Pasar del 35 % al 45 % de contacto, sin tocar la campaña ni gastar un euro más, baja el coste por exclusiva de 270 € a 210 €. Eso es lo que hace una respuesta rápida bien montada.
5. Cuántos leads necesitas al mes
Empieza por el final: cuántas exclusivas quieres firmar al mes. Multiplica por 25. Esa es tu cifra de leads.
- 2 exclusivas al mes: unos 50 leads. Con un coste por lead de 10-15 €, entre 500 y 750 € de inversión.
- 4 exclusivas al mes: unos 100 leads, entre 1.000 y 1.500 €.
- 8 exclusivas al mes: unos 200 leads, entre 2.000 y 3.000 €, y aquí ya hace falta una persona dedicada a llamar.
6. El error de mirar solo el coste por lead
Es la métrica que todo el mundo pide y la que peor decisiones provoca. Un lead a 6 € que nadie llama vale cero. Un lead a 25 € que entra en un sistema donde se contesta en un minuto y se hace seguimiento puede salir más barato por exclusiva.
La métrica que manda es el coste por exclusiva firmada. Todo lo demás es un indicador intermedio. Lo tratamos a fondo en cuánto cuesta un lead inmobiliario.
7. Cómo medirlo sin volverte loco
No hace falta un cuadro de mando complicado. Hace falta que los cinco estados existan en tu CRM y que alguien los mueva. Con eso ya tienes el embudo.
- Crea los cinco estados: nuevo, contactado, cita, valoración entregada, firmada. Y uno más: perdido, con motivo.
- Marca el origen de cada lead. Sin origen no puedes comparar campañas.
- Guarda la fecha y la hora del primer intento de contacto. Es el dato que más te va a servir.
- Revisa el embudo una vez por semana, siempre el mismo día, y mira solo qué escalón ha empeorado.
- Cambia una cosa cada vez. Si tocas la campaña, el guion y el horario de llamadas a la vez, no aprendes nada.
Un CRM que no refleja estos estados no es un CRM, es una agenda. Lo explicamos en CRM para inmobiliarias.
Revisamos tus cifras contigo y te decimos en qué escalón se está yendo el dinero.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos leads hacen falta para firmar una exclusiva?
Entre 18 y 30 en un embudo sano de captación de propietarios. Si necesitas 60 o más, el problema casi siempre está en la velocidad de contacto o en el guion de la primera llamada, no en la calidad del lead.
¿Es normal no conseguir hablar con la mayoría de los leads?
Sí. Contactar con el 30-45 % es lo habitual. Lo que no es normal es quedarse por debajo del 25 %, y eso casi siempre significa que se llama tarde, se llama una sola vez o se llama desde un número que la gente no reconoce.
¿Cuántas veces hay que insistir con un lead?
Entre cinco y siete intentos repartidos en dos semanas, combinando llamada, WhatsApp y correo. La mayoría de inmobiliarias abandonan al segundo intento y ahí se queda la mitad de las exclusivas posibles.
¿Cuánto tarda un lead en convertirse en exclusiva?
La mayoría se cierra entre la primera y la sexta semana. Pero un porcentaje que no conviene ignorar firma a los tres o seis meses, cuando toma la decisión de vender. Por eso el seguimiento a largo plazo vale tanto.
¿Y si mis leads son de mala calidad?
Antes de aceptar esa explicación, mide el porcentaje de contacto. En la mayoría de casos que revisamos, los leads eran razonables y lo que fallaba era que se llamaba al día siguiente.
Montamos las campañas, la respuesta inmediata y el CRM que enseña dónde se pierde cada operación.
