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Cómo automatizar la entrada de un propietario nuevo en tu inmobiliaria
Del formulario a la cita agendada sin que nadie tenga que acordarse. El circuito que montamos para que ningún propietario se quede sin atender.
En la mayoría de inmobiliarias, cuando entra un propietario nuevo pasa esto: alguien ve el correo, lo apunta en un papel o en la cabeza, y llama cuando puede. Ahí se pierden ventas todos los meses.
1. Qué se rompe hoy
El problema no es la falta de ganas: es que la entrada de un lead depende de que una persona esté disponible y se acuerde. Un sábado por la tarde, en agosto o en plena firma, eso falla. Y el propietario, mientras tanto, ya ha escrito a otras dos agencias.
No pierdes leads por no querer atenderlos. Los pierdes porque el proceso depende de que alguien se acuerde.
2. Las cuatro piezas del circuito
| Pieza | Qué hace | Cuándo |
|---|---|---|
| Aviso al equipo | Notificación al móvil en cuanto entra | Al instante |
| Mensaje al propietario | WhatsApp y correo personalizados | Menos de 1 minuto |
| Cualificación | 2-3 preguntas: zona, tipo, plazo | En la conversación |
| Tarea en el CRM | Se crea sola, con fecha y responsable | Al instante |
Ninguna requiere desarrollo a medida. Se monta con un CRM que permita automatizar y la API de WhatsApp; lo explico en detalle en este artículo sobre respuesta con IA.
3. Qué preguntar y qué no
La tentación es pedirlo todo de golpe. Error: si interrogas al propietario nada más entrar, se va. Con tres datos tienes bastante para priorizar:
- Dónde está el inmueble
- Qué tipo es (piso, casa, local)
- En qué plazo se plantea vender
Lo demás (metros, estado, situación registral) se pregunta en la visita, cuando ya hay relación.
4. Cuándo entra la persona
La automatización abre la conversación y filtra; la persona cierra. El momento de entrar es cuando el propietario responde a la segunda pregunta: ahí ya hay interés real y una llamada tiene sentido. Antes, molestas; después, llegas tarde.
En 7-10 días, conectado a tu CRM y a tus campañas.
5. Qué medir después
Un solo número al principio: qué porcentaje de leads recibe respuesta en menos de un minuto. Si está por debajo del 80 %, el circuito tiene un agujero. Cuando ese número esté sano, pasa a mirar cuántos acaban en cita.
Preguntas frecuentes
¿Qué herramientas necesito?
Un CRM con automatizaciones y la API de WhatsApp. Nosotros usamos GoHighLevel porque une las dos cosas, pero funciona con cualquier sistema que permita automatizar.
¿Sirve si los leads me llegan del portal?
Sí, y es de lo más rentable: el lead del portal es compartido, así que responder el primero decide quién se lo queda.
¿Cuánto tarda en montarse?
Una semana para el circuito básico y un mes para que el equipo lo tenga interiorizado.
